דילוג לתוכן הראשי
OptiFlow

יכולות

כל תהליך העבודה, במערכת אחת

OptiFlow היא תוכנה לניהול חנות אופטיקה שמרכזת לקוחות, תורים, בדיקות ומרשמים, הזמנות, תשלומים, מלאי ו-CRM במערכת אחת שנבנתה לאופטיקאים ולאופטומטריסטים בישראל.

לקוחות ו-CRM

פרטי הלקוחות מפוזרים בין פנקס, אקסל והטלפון של העובד. כשלקוח מתקשר, אף אחד לא יכול להגיד בוודאות מה נעשה אצלו בפעם הקודמת ומה הוא קנה.

לקוחות ו-CRM

כל מה שקשור ללקוח מרוכז בכרטיס אחד – פרטים, בדיקות ומרשמים, הזמנות, תשלומים ומעקב – כך שכל אחד בצוות עונה ללקוח מתוך אותה תמונה, גם אם לא הוא טיפל בו.

  • כרטיס לקוח אחד שמרכז פרטים, בדיקות, מרשמים, הזמנות ותשלומים
  • חיפוש מהיר לפי שם, טלפון או מזהה, כדי לא לפתוח אותו לקוח פעמיים
  • קבוצות לקוחות ומועדון לקוחות לניהול הטבות ולמעקב אחר לקוחות חוזרים
  • תיעוד פניות, הערות ומשימות המשך על הלקוח עצמו
  • היסטוריה שנשמרת גם כשהלקוח חוזר אחרי שנים או מגיע לסניף אחר

זמין בכל המסלולים

ניהול לקוחות ב-OptiFlow: חיפוש, סטטוס וכרטיס לקוח מלא

תורים ויומן

היומן מתנהל בטלפון ובנייר. שני עובדים קובעים לאותה שעה, לקוחות מתקשרים לקבוע בדיוק כשאין מי שיענה, ותורים שנקבעו בשיחה נשכחים.

תורים ויומן

יומן אחד לכל הצוות, עם זמינות שנגזרת משעות העבודה בפועל, ואפשרות ללקוח לקבוע תור מהנייד בלי שיחה – כך שהיומן מתמלא גם כשהחנות עמוסה.

  • יומן משותף לצוות, בתצוגה יומית ולפי עובד
  • זימון תורים אונליין בקישור של העסק, זמין ללקוח מהנייד
  • זמינות שמבוססת על שעות העבודה של העובדים ועל היומן בפועל
  • תזכורות ללקוח בערוצים שהוגדרו בעסק
  • התור מחובר ללקוח ולבדיקה שבוצעה בו, בלי חיפוש נוסף

זמין בכל המסלולים

יומן התורים של OptiFlow: קביעה, סטטוסים ושיוך למטפל

בדיקות ומרשמים

המרשמים מתויקים בתיקייה או בפנקס. אין דרך נוחה להשוות למרשם הקודם, וכל הזמנה מחייבת להקליד את המספרים מחדש – שם נולדות הטעויות היקרות.

בדיקות ומרשמים

הבדיקה, המרשם וההיסטוריה נשמרים על הלקוח, המרשם הקודם מוצג לצד החדש, ומהמרשם ממשיכים להזמנה עם אותם ערכים – בלי הקלדה חוזרת.

  • תיעוד בדיקת ראייה, כולל בדיקת עדשות מגע
  • היסטוריית מרשמים, עם הצגת המרשם הקודם לצד הנוכחי
  • מעבר מהמרשם להזמנה עם הערכים שנקבעו בבדיקה
  • צירוף קבצים ותמונות לבדיקה, ושמירתם על הלקוח
  • הפקת מסמך בדיקה או מרשם להדפסה ולמסירה ללקוח

זמין בכל המסלולים

מסך בדיקות עיניים ומרשמים ב-OptiFlow, עם ערכי SPH, CYL וציר לכל עין

הזמנות ומכירה

קשה לדעת מה קורה עם ההזמנות הפתוחות: מה הוזמן, מה הגיע, למי צריך להתקשר. הלקוח שואל דווקא ביום שבו העובד שטיפל בו לא במשמרת.

הזמנות ומכירה

כל הזמנה מתועדת מהפתיחה ועד המסירה, עם הערכים מהמרשם, ומצב ההזמנות הפתוחות גלוי לכל מי שמורשה לראות אותו – בלי לחפש את מי שזוכר.

  • פתיחת הזמנה מתוך המרשם, בלי להקליד את הערכים מחדש
  • מעקב אחר הזמנות פתוחות לפי שלב, עד המסירה ללקוח
  • הזמנות משקפיים ועדשות מגע מתוך קטלוג המוצרים והמחירים
  • היסטוריית ההזמנות של הלקוח זמינה בכרטיס שלו
  • כלי להערכת עובי העדשה, להמחשה מול הלקוח בזמן הבחירה

זמין בכל המסלולים

הזמנות ומכירה

תשלומים ומסמכים

התשלומים נרשמים במקום אחד והמסמכים מופקים במקום אחר. בסוף היום מצליבים ידנית מי שילם, למי נשארה יתרה, ומה בכלל הופק.

תשלומים ומסמכים

התשלום נרשם על ההזמנה עצמה – גם כשהוא מפוצל בין אמצעים או נפרס לכמה פעימות – והמסמכים הכספיים מופקים מאותו מקום, לפי הגדרות העסק.

  • רישום תשלום על ההזמנה, כולל תשלום חלקי ופיצול בין אמצעי תשלום
  • מעקב יתרות פתוחות מול לקוחות ומול הזמנות
  • הפקת מסמכים כספיים לפי סוג המסמך והגדרות העסק
  • שוברי מתנה וקופונים כאמצעי תשלום או כהנחה
  • אפשרות לחיבור למערכת קופה, בהתאם לספק ולתצורה

זמין בכל המסלולים

תשלומים ומסמכים

מוצרים ומלאי

מלאי הוא כאב ראש. יש עסקים שסופרים כל מסגרת, ויש כאלה שעובדים מול ספק ולא רוצים לנהל מלאי בכלל – ורוב המערכות מכריחות לבחור דרך אחת.

מוצרים ומלאי

הקטלוג, המחירים, ההזמנות והתשלומים עובדים גם בלי ניהול מלאי. כשהעסק כן מנהל מלאי, מתווספות יתרות לפי סניף, תנועות ומסמכי העברה בין סניפים.

  • קטלוג מוצרים ומחירים שעובד גם בלי ניהול מלאי
  • יתרות מלאי לפי סניף, כשניהול המלאי פעיל
  • תנועות מלאי לפי מוצר ולפי סניף
  • מסמכי העברה בין סניפים, עם תיעוד מסודר של מה עבר ולאן
  • תמונת מלאי חוצת-סניפים להנהלה

ניתן להפעלה לפי אופן העבודה של העסק

מוצרים ומלאי

עבודה בכמה סניפים

עם יותר מסניף אחד אין תמונה אחת. כל סניף מנהל את עצמו, לקוח שהגיע לסניף אחר מתחיל מאפס, ובעל העסק מקבל דוחות נפרדים שקשה להשוות ביניהם.

עבודה בכמה סניפים

כל הסניפים עובדים באותה מערכת ועל אותם לקוחות, כל פעילות משויכת לסניף שבו נעשתה, ולהנהלה יש תמונה אחת חוצת-סניפים.

  • לקוח אחד לכל הסניפים – ההיסטוריה נשמרת גם כשהוא מגיע לסניף אחר
  • שיוך תורים, בדיקות, הזמנות ותשלומים לסניף שבו נעשו
  • הרשאות לפי תפקיד, כך שכל אחד עובד במה שרלוונטי לו
  • השוואה בין סניפים בדוחות ההנהלה
  • יתרות מלאי לפי סניף, כשניהול המלאי פעיל

זמין בכל המסלולים

דוחות ותמונת ניהול

בסוף החודש אוספים מספרים מכמה מקומות כדי להבין מה בכלל קרה, וההחלטות מתקבלות על תחושה במקום על נתונים.

דוחות ותמונת ניהול

הנתונים שנרשמו בעבודה היומית הופכים לדוחות ולתמונת מצב, בלי איסוף ידני ובלי אקסל נוסף בצד.

  • תמונת מצב יומית: תורים, הזמנות ופעילות הסניף
  • דוחות מכירות, הזמנות ותשלומים לפי תקופה
  • פילוח לפי סניף, לפי עובד ולפי סוג פעילות
  • מעקב אחר הזמנות פתוחות ומשימות שלא נסגרו
  • חשיפת נתונים בהתאם להרשאות של המשתמש

זמין בכל המסלולים

לוח הבקרה של OptiFlow: תורים, בדיקות, הזמנות ומשימות היום במסך אחד

עובדים והרשאות

או שכולם רואים הכול, או שכל פעולה קטנה מחכה לבעל העסק. וכשעובד מתחלף, לא ברור מה נשאר פתוח אצלו ומה הוא בכלל עשה.

עובדים והרשאות

כל עובד מקבל גישה למה שהתפקיד שלו דורש – כולל מידע קליני – וכשעובד מסיים, ההיסטוריה של העבודה שלו נשארת בעסק.

  • הרשאות לפי תפקיד: קבלה, מכירה, אופטומטריה והנהלה
  • מידע קליני נחשף רק למי שהתפקיד שלו מצריך זאת
  • הוספת עובד חדש והצטרפות לעבודה בלי לשתף סיסמאות
  • סיום עבודה של עובד בלי לאבד את ההיסטוריה שהוא יצר
  • תיעוד מי ביצע פעולה, לצורכי בקרה פנימית

זמין בכל המסלולים

עובדים והרשאות

אוטומציה וחיבורים

המעקב תלוי בזיכרון של מישהו: מי צריך לחזור לבדיקה, למי להתקשר על משקפיים שהגיעו, ומה עושים עם המספרים שהמכשיר מדפיס על נייר ומוקלדים שוב ביד.

אוטומציה וחיבורים

המשימות והתזכורות נפתחות מתוך העבודה עצמה, ההודעות יוצאות בערוצים שהוגדרו, ונתוני מדידה ממכשירים נתמכים נכנסים למערכת במקום להיות מוקלדים מחדש.

  • משימות ומעקב המשך שנפתחות מתוך העבודה היומית
  • תזכורות והודעות ללקוח ב-SMS או ב-WhatsApp, לפי הערוץ שהוגדר
  • זימון תורים אונליין בקישור הציבורי של העסק
  • יבוא נתוני מדידה ממכשירים נתמכים, כולל רפרקציה אובייקטיבית
  • חיבור למערכת קופה, בהתאם לספק ולבדיקת התאמה

זמין בהתאם לציוד, לספק ולבדיקת התאמה

אוטומציה וחיבורים

ניתן לחבר את המערכת למכשירים ולשירותים תומכים בהתאם לדגם, לספק ולתצורת העסק. חלק מהחיבורים זמינים בהתאם למסלול, לציוד ולבדיקת התאמה.

רוצים לראות איך OptiFlow יכולה להתאים לעסק שלכם?

נקבע הדגמה אישית, נכיר את תהליך העבודה שלכם ונציג את היכולות הרלוונטיות לחנות או לקליניקה.