מערכת ניהול לחנויות אופטיקה וקליניקות אופטומטריה
כל חנות האופטיקה במקום אחד
OptiFlow היא תוכנה לניהול חנות אופטיקה שמרכזת לקוחות, תורים, בדיקות ומרשמים, הזמנות, תשלומים, מלאי ו-CRM במערכת אחת שנבנתה לאופטיקאים ולאופטומטריסטים בישראל.
ריבוי סניפים
עברית מלאה · מספר סניפים · הרשאות לפי תפקיד · עבודה עם או בלי מלאי
פחות עבודה כפולה. יותר שליטה בעסק.
רוב הזמן שנשרף בחנות אופטיקה לא הולך על עבודה עם הלקוח, אלא על העברת אותו מידע ממקום למקום. אלה הדברים שחוזרים כמעט בכל עסק – ומה שמשתנה כשהמידע יושב במקום אחד.
- המידע מפוזר בין פנקס, אקסל, קבוצת ווטסאפ ותוכנה של הקופה – ובכל שאלה של לקוח מחפשים בשלושה מקומות.
- מידע מחובר: לקוח, בדיקה, מרשם, הזמנה ותשלום נמצאים באותו מקום ומצביעים אחד על השני.
- את פרטי הלקוח ואת מספרי המרשם מקלידים שוב ושוב – בבדיקה, בהזמנה, בקופה ובמסמך.
- תהליך רציף: כל שלב ממשיך מהמקום שבו נגמר הקודם, בלי להקליד את אותם נתונים מחדש.
- קשה לעקוב אחרי ההזמנות: מה הוזמן, מה הגיע, למי טרם התקשרנו – ולפעמים לקוח מחכה בלי שאף אחד שם לב.
- פחות טעויות ופחות דברים שנופלים בין הכיסאות, כי מצב כל הזמנה גלוי במקום להיות תלוי בזיכרון.
- או שכולם רואים הכול, או שכל פעולה קטנה מחכה לבעל העסק – שתי האפשרויות עולות כסף.
- גישה לפי תפקיד: כל אחד עובד במה שהתפקיד שלו דורש, כולל מה שמותר לו לראות במידע קליני.
- המעקב אחרי לקוחות תלוי בזיכרון: מי צריך לחזור לבדיקה, למי להתקשר על הזמנה שהגיעה, מי לא חזר שנתיים.
- מעקב שמתנהל מתוך העבודה עצמה – משימות ותזכורות בערוצים שהוגדרו, במקום להסתמך על מי שזוכר.
- המערכות מכריחות לנהל מלאי גם כשזה לא מתאים לעסק, או לא מאפשרות לנהל מלאי כשכן צריך.
- עובד עם מלאי או בלי מלאי: אותו תהליך לקוח, עם שכבת בקרה שנוספת רק אם היא נחוצה.
- עם כמה סניפים אין תמונה אחת, וכל השוואה בין סניפים מתחילה באיסוף מספרים ידני.
- תמונת ניהול אחת: פעילות, הזמנות ותשלומים בכל הסניפים, ללא איסוף ידני.
המסע המלא
הנתונים מוזנים פעם אחת, וזורמים עד הסוף
- 01
לקוח
הלקוח נפתח פעם אחת, וכל מה שיקרה אחר כך מתחבר לכרטיס שלו.
- 02
תור
התור נקבע ביומן, או על ידי הלקוח אונליין, ומשויך ללקוח ולעובד.
- 03
בדיקה
הבדיקה מתועדת על הלקוח – כולל בדיקת עדשות מגע וקבצים מצורפים.
- 04
מרשם
המרשם נשמר עם ההיסטוריה, כך שאפשר לראות אותו מול המרשם הקודם.
- 05
הזמנה
ההזמנה נפתחת מתוך המרשם, עם המוצרים והמחירים מהקטלוג.
- 06
תשלום
התשלום נרשם על ההזמנה, גם כשהוא מפוצל, והמסמך מופק מאותו מקום.
- 07
מסירה
המסירה נסגרת מול ההזמנה, כך שברור מה נמסר ומה עוד פתוח.
- 08
CRM
מכאן ממשיך המעקב: מועדון והטבות, פניות ומשימות המשך לקראת הבדיקה הבאה.
קביעת תור עצמאית דרך קישור
שולחים קישור. הלקוח קובע לבד.
שולחים ללקוח קישור, והוא בוחר את הסניף, סוג התור והמועד הזמין בהתאם להגדרות העסק. התור נכנס ישירות ליומן.
החוויה והאפשרויות בפועל נקבעות בהתאם להגדרות החנות ולמודולים הפעילים.
איך זה עובד- בחירת סניף
- סוג התור
- מועד פנוי
יומן העסק
- 09:00 — · · ·
- דנה לוי (דמו)10:30
- 12:00 — · · ·
עם מלאי או בלי מלאי – לפי הדרך שבה העסק שלכם עובד
ניהול מלאי הוא לא תנאי לעבודה במערכת. יש חנויות שסופרות כל מסגרת ומעבירות מוצרים בין סניפים, ויש חנויות שעובדות מול ספק ולא רוצות לנהל מלאי בכלל. שתי הדרכים נתמכות באותה מערכת, וההגדרה נקבעת יחד איתכם לפי אופן העבודה של העסק – וניתן לשנות אותה בהמשך.
בלי ניהול מלאי
מתאים לחנות שעובדת מול ספק, או לקליניקה שלא רוצה לספור מדפים
- קטלוג מוצרים ומחירים מלא
- פתיחת הזמנות ומעקב עד המסירה ללקוח
- תמחור והנחות לפי המוצר ולפי ההזמנה
- היסטוריית לקוח מלאה: בדיקות, מרשמים והזמנות
- תשלומים ומסמכים כספיים, בלי ספירות ובלי עדכון כמויות
עם ניהול מלאי
מתאים לחנות שמחזיקה מלאי על המדף, ולרשת שמעבירה מוצרים בין סניפים
- כל מה שיש בעבודה בלי מלאי, ובנוסף:
- יתרות מלאי לפי סניף
- תנועות מלאי לפי מוצר ולפי סניף
- מסמכי העברה בין סניפים, עם תיעוד של מה עבר ולאן
- בקרה על כמויות וזיהוי חוסרים לפני שהלקוח מגלה אותם
- תמונת מלאי חוצת-סניפים להנהלה
שתי הדרכים. מערכת אחת. אפשר לשנות בהמשך.
צומחים? המערכת גדלה איתכם
מחנות אחת לרשת — ומסביבה כל החיבורים
סניף מרכז
מחובר
סניף צפון
מחובר
סניף דרום
מחובר
- מכשירי מדידהבהתאם לציוד ולבדיקת התאמה
- קופה ותשלומיםבהתאם לספק ולמסלול
- הודעות ללקוחבערוצים שהוגדרו בעסק
- דוחות ו-BIמובנה; הרחבות לפי מסלול
- חיבורים נוספיםבהתאם לתצורה
הרשאות לפי תפקיד, נראות ניהולית בין סניפים, וחיבורים לפי הציוד והספקים שלכם — בהתאם למסלול ולבדיקת התאמה.
המוצר
ככה זה נראה בפנים
המערכת מסייעת בתיעוד ובניהול תהליכי בדיקה ומרשם. ההחלטה המקצועית והקלינית נשארת באחריות האופטומטריסט.
- ממשק בעברית מלאה, מימין לשמאל, כולל מסמכים והדפסות
- מותאמת לתהליכי העבודה המקובלים בעסקים בישראל
- תומכת בהגדרות מס, מע״מ ומסמכים בהתאם לתצורת המערכת והאינטגרציות הפעילות
- אפשרות לחיבור למערכות קופה וחשבוניות בהתאם לספק ולמסלול
- פותחה מתוך ניסיון מעשי בענף האופטיקה בישראל
- פותחה בשיתוף אנשי מקצוע מעולם האופטיקה והאופטומטריה
ישראל
נבנתה לעבודה בישראל
ההתאמה החשבונאית והרגולטורית בפועל תלויה בתצורה, בספקים המחוברים ובאישור הגורמים המקצועיים של העסק
אמון
נבנתה מתוך השטח
פותחה מתוך ניסיון מעשי בענף האופטיקה בישראל. פותחה בשיתוף אנשי מקצוע מעולם האופטיקה והאופטומטריה.