דילוג לתוכן הראשי
OptiFlow

לחנות אופטיקה עצמאית

מערכת אחת שמנהלת את כל החנות

לקוחות, תורים, בדיקות ומרשמים, הזמנות עבודה, תשלומים ומסמכים — באותו מקום ובעברית, במקום מחברת בדלפק, אקסל במשרד וקבוצת וואטסאפ בטלפון.

מאיפה זה כואב

  • לקוח חוזר אחרי שנתיים, ואף אחד לא מצליח למצוא מה היו המספרים שלו בפעם הקודמת.
  • ההזמנה נמצאת במעבדה, ובשיחת טלפון אי אפשר לומר ללקוח באיזה שלב היא.
  • תור נקבע בטלפון ונרשם על פתק, והלקוח לא הגיע כי אף אחד לא הזכיר לו.
  • המכירה נסגרה בקופה, אבל בכרטיס הלקוח לא נשאר תיעוד של מה בדיוק נמסר לו.
  • העובד שיודע איפה כל דבר נמצא יוצא לחופשה, והחנות מרגישה את זה באותו בוקר.
  • כשצריך לדעת מה קרה בחודש שעבר, מישהו יושב שעה עם מחשבון וכמה קבצים.

איך יום העבודה נראה

  1. 01התור נקבע — בטלפון, בדלפק או בקישור זימון עצמי — ונכנס ליומן של החנות.
  2. 02לפני הביקור נשלחת תזכורת ללקוח, בערוצים המחוברים אצלכם.
  3. 03הבדיקה נפתחת מתוך כרטיס הלקוח, כשהמרשמים הקודמים שלו מול העיניים.
  4. 04מהמרשם נפתחת הזמנת עבודה — בלי להקליד את המספרים מחדש ובלי להעתיק מדף.
  5. 05ההזמנה מתקדמת בין השלבים, וכל מי שעומד בדלפק רואה איפה היא עומדת.
  6. 06התשלום נרשם על ההזמנה, והמסמך הפיננסי מופק לפי ההגדרות והחיבורים של העסק.
  7. 07אחרי המסירה נשארת מטלת מעקב, וההיסטוריה מוכנה לביקור הבא — גם בעוד שנתיים.

המערכת מסייעת בתיעוד ובניהול תהליכי בדיקה ומרשם. ההחלטה המקצועית והקלינית נשארת באחריות האופטומטריסט.

ניתן לחבר את המערכת למכשירים ולשירותים תומכים בהתאם לדגם, לספק ולתצורת העסק. חלק מהחיבורים זמינים בהתאם למסלול, לציוד ולבדיקת התאמה.

יכולות

כל מה שהעסק צריך, מחובר

לקוחות ו-CRM

כל מה שקשור ללקוח מרוכז בכרטיס אחד – פרטים, בדיקות ומרשמים, הזמנות, תשלומים ומעקב – כך שכל אחד בצוות עונה ללקוח מתוך אותה תמונה, גם אם לא הוא טיפל בו.

  • כרטיס לקוח אחד שמרכז פרטים, בדיקות, מרשמים, הזמנות ותשלומים
  • חיפוש מהיר לפי שם, טלפון או מזהה, כדי לא לפתוח אותו לקוח פעמיים
  • קבוצות לקוחות ומועדון לקוחות לניהול הטבות ולמעקב אחר לקוחות חוזרים
  • תיעוד פניות, הערות ומשימות המשך על הלקוח עצמו
  • היסטוריה שנשמרת גם כשהלקוח חוזר אחרי שנים או מגיע לסניף אחר

זמין בכל המסלולים

תורים ויומן

יומן אחד לכל הצוות, עם זמינות שנגזרת משעות העבודה בפועל, ואפשרות ללקוח לקבוע תור מהנייד בלי שיחה – כך שהיומן מתמלא גם כשהחנות עמוסה.

  • יומן משותף לצוות, בתצוגה יומית ולפי עובד
  • זימון תורים אונליין בקישור של העסק, זמין ללקוח מהנייד
  • זמינות שמבוססת על שעות העבודה של העובדים ועל היומן בפועל
  • תזכורות ללקוח בערוצים שהוגדרו בעסק
  • התור מחובר ללקוח ולבדיקה שבוצעה בו, בלי חיפוש נוסף

זמין בכל המסלולים

בדיקות ומרשמים

הבדיקה, המרשם וההיסטוריה נשמרים על הלקוח, המרשם הקודם מוצג לצד החדש, ומהמרשם ממשיכים להזמנה עם אותם ערכים – בלי הקלדה חוזרת.

  • תיעוד בדיקת ראייה, כולל בדיקת עדשות מגע
  • היסטוריית מרשמים, עם הצגת המרשם הקודם לצד הנוכחי
  • מעבר מהמרשם להזמנה עם הערכים שנקבעו בבדיקה
  • צירוף קבצים ותמונות לבדיקה, ושמירתם על הלקוח
  • הפקת מסמך בדיקה או מרשם להדפסה ולמסירה ללקוח

זמין בכל המסלולים

הזמנות ומכירה

כל הזמנה מתועדת מהפתיחה ועד המסירה, עם הערכים מהמרשם, ומצב ההזמנות הפתוחות גלוי לכל מי שמורשה לראות אותו – בלי לחפש את מי שזוכר.

  • פתיחת הזמנה מתוך המרשם, בלי להקליד את הערכים מחדש
  • מעקב אחר הזמנות פתוחות לפי שלב, עד המסירה ללקוח
  • הזמנות משקפיים ועדשות מגע מתוך קטלוג המוצרים והמחירים
  • היסטוריית ההזמנות של הלקוח זמינה בכרטיס שלו
  • כלי להערכת עובי העדשה, להמחשה מול הלקוח בזמן הבחירה

זמין בכל המסלולים

תשלומים ומסמכים

התשלום נרשם על ההזמנה עצמה – גם כשהוא מפוצל בין אמצעים או נפרס לכמה פעימות – והמסמכים הכספיים מופקים מאותו מקום, לפי הגדרות העסק.

  • רישום תשלום על ההזמנה, כולל תשלום חלקי ופיצול בין אמצעי תשלום
  • מעקב יתרות פתוחות מול לקוחות ומול הזמנות
  • הפקת מסמכים כספיים לפי סוג המסמך והגדרות העסק
  • שוברי מתנה וקופונים כאמצעי תשלום או כהנחה
  • אפשרות לחיבור למערכת קופה, בהתאם לספק ולתצורה

זמין בכל המסלולים

דוחות ותמונת ניהול

הנתונים שנרשמו בעבודה היומית הופכים לדוחות ולתמונת מצב, בלי איסוף ידני ובלי אקסל נוסף בצד.

  • תמונת מצב יומית: תורים, הזמנות ופעילות הסניף
  • דוחות מכירות, הזמנות ותשלומים לפי תקופה
  • פילוח לפי סניף, לפי עובד ולפי סוג פעילות
  • מעקב אחר הזמנות פתוחות ומשימות שלא נסגרו
  • חשיפת נתונים בהתאם להרשאות של המשתמש

זמין בכל המסלולים

אוטומציה וחיבורים

המשימות והתזכורות נפתחות מתוך העבודה עצמה, ההודעות יוצאות בערוצים שהוגדרו, ונתוני מדידה ממכשירים נתמכים נכנסים למערכת במקום להיות מוקלדים מחדש.

  • משימות ומעקב המשך שנפתחות מתוך העבודה היומית
  • תזכורות והודעות ללקוח ב-SMS או ב-WhatsApp, לפי הערוץ שהוגדר
  • זימון תורים אונליין בקישור הציבורי של העסק
  • יבוא נתוני מדידה ממכשירים נתמכים, כולל רפרקציה אובייקטיבית
  • חיבור למערכת קופה, בהתאם לספק ולבדיקת התאמה

זמין בהתאם לציוד, לספק ולבדיקת התאמה

רוצים לראות איך OptiFlow יכולה להתאים לעסק שלכם?

נקבע הדגמה אישית, נכיר את תהליך העבודה שלכם ונציג את היכולות הרלוונטיות לחנות או לקליניקה.